Sauf services spécifiques, la majorité des départements d’une entreprise peuvent se contenter d’un appareil noir et blanc. Cela dit, le choix d’un photocopieur couleur multifonction se justifiera dès que vous avez des besoins d’impressions de photos ou des impressions en couleur. Actuellement vous disposez déjà d’imprimantes laser ou jet d’encre couleur, mais connaissez-vous vraiment leurs réels coûts d’impression ? Il faut avoir conscience que le coût d’une page réalisée sur une imprimante dédiée est en général de l’ordre de 3 à 5 fois supérieur à celle imprimée sur un multifonction, votre choix est donc important !

Selon les besoins, la vitesse devient un critère déterminant. Il est donc nécessaire d’étudier les capacités du photocopieur multifonction.
• Jusqu’à 3000 copies par mois, une vitesse de moins de 20 pages par minute sera tout à fait adaptée.
• Entre 3000 et 25000 pages, un multifonction polyvalent devra pouvoir atteindre 20 à 45 ppm.
• Au-delà de 25000 pages, opter pour les copieurs les plus rapides de 50 à jusqu’à 75 ppm.
La vitesse influe sur le prix d’un photocopieur, encore faut-il ne pas tenir compte de la vitesse linéaire en grosse série mais également de la vitesse de première copie. En effet réaliser une série de 10 dossiers de 20 pages, ne prend pas le même temps que de réaliser une série de 200 copies d’un même document. Il est donc important de tenir compte de la vitesse mais il faut également tenir compte du nombre d’utilisateurs ; autant pour les photocopies que pour les impressions via tous les postes informatiques de l’entreprise.

Les options peuvent optimiser les performances du Multifonctions en diminuant le temps de production, l’ergonomie des commandes, l’autonomie des bacs papier, le chargeur de document, la vitesse de scan, le recto-verso, les différents modules de finition (agrafage 1 ou 2 points), le module de plis (agrafage pour la réalisation de livret), l’accès au matériel par code utilisateur ou badge. La connectique de la photocopieuse multifonction peut être très importante selon l’organisation de l’entreprise : liaison au réseau, ports Ethernet et USB, lecteur de carte…
Les options de copie seront indispensables pour des documents aboutis : tri, agrafe, reliure, perforation, etc. Lors de l’achat d’un photocopieur multi-usage, il est nécessaire de prendre en compte les formats et nature de documents à copier : A4 et A3, enveloppes, étiquettes, transparents, bannières et la possibilité d’ajouter des bacs de chargement papier pour les formats utilisés.

Le choix de la solution technique c’est une chose importante mais il ne faut pas le dissocier de son coût de fonctionnement. En effet les statistiques du marché démontrent que sur une période de 5 ans et lorsque l’on additionne le coût du matériel et le coût de fonctionnement, près de 65% du budget global est représenté par le fonctionnement (factures de maintenance et consommables généralement regroupés dans coût unique à la page en noir et en couleur). Il faut être attentif également au contenu des prestations figurant dans le contrat de maintenance, ce qu’elles comprennent, les exclusions éventuelles, les frais annexes, la durée (3/5 ou plus). Un exemple : Un fournisseur facture fort logiquement les copies et impressions mais vous parait-il normal qu’il aille jusqu’à facturer les scans, certains vous imposent un engagement copies sur une période (mois ou trimestre) qui même lorsqu’il n’est pas atteint vous sera facturé ! Il faut également vérifier précisément le contenu de la couverture des aléas de fonctionnement liés à la connexion de votre photocopieur avec votre réseau, votre box, de votre GED (ce qui peut être l’objet de la souscription d’une garantie complémentaire).
Vérifier également si l’on vous facture des frais administratifs ou de « gestion » en pied de facture (ce qui passe souvent inaperçu !)
Même si vous n’en n’êtes qu’au début d’une coopération avec un fournisseur, il est bon de vérifier dès le départ les conditions de « sortie » pour ne pas être pénalisé financièrement dans une prochaine étude de remplacement.

La qualité du service après-vente
Choisir de préférence un fournisseur agréé. C’est pour vous l’assurance du niveau de formation de ses techniciens, de la qualité des consommables qu’il vous fournit, de l’accès en temps réel à un stock de pièces détachées d’origine pour mieux vous servir.
• Son délai d’intervention contractuel
• La distance entre son atelier au lieu de votre entreprise
• La proximité de ses techniciens
• Ses possibilités de prise de main à distance ; ce qui permet bien souvent de régler en temps réel des petits aléas de fonctionnement
Le contenu de ses prestations d’installation :
• Livraison, mise en service
• Paramétrage et mise en réseau
• Formation des utilisateurs en prenant le temps nécessaire afin de tirer le meilleur parti de votre investissement
L’ensemble de ces prestations font l’objet de facturation.

Avec cet ensemble de conseils vous êtes prêts à faire votre choix.
Si vous jugez avoir été conseillé professionnellement et souhaitez en savoir plus et/ou nous demander un devis, n’hésitez plus !